Wauw, jij bent als ceremoniemeester gevraagd! Dit is een hele eer. Een ceremoniemeester helpt de bruid en bruidegom namelijk met het organiseren van de bruiloft. Want geloof mij, daar kunnen ze best wat hulp bij gebruiken! Wat er allemaal van jou verwacht wordt als ceremoniemeester? Dit verschilt enorm en hangt af van wat het bruidspaar fijn vindt. Sommigen vinden het heerlijk om alles uit handen te geven, terwijl anderen liever zelf de touwtjes in handen hebben en jou maar een aantal taken geven. Ik vertel je graag hoe je als ceremoniemeester te werk gaat en wat de meest voorkomende taken zijn!
Momenten inplannen met het bruidspaar
Begin met het inplannen van een moment met het bruidspaar en…luister. Wat verwachten zij van jou? Bekijk samen naar alles wat er gedaan moet worden en verdeel de taken. Hang er deadlines aan en vergeet niet het volgende moment in te plannen. Het is ook handig om tijdens het eerste moment met het bruidspaar een gezamenlijk document, als een Google Spreadsheet, aan te maken waar jullie allemaal in kunnen. Zo houden jullie overzichtelijk wie wat gedaan heeft. Het is trouwens ook handig een e-mailadres aan te maken, speciaal voor zaken omtrent de bruiloft. Dit e-mailadres kan gecommuniceerd worden naar de leveranciers en de gasten.
Maken van de leverancierslijst
Over leveranciers gesproken, een leverancierslijst is een must! Op deze lijst staan alle leveranciers waar het bruidspaar gebruik van gaat maken met bijbehorende contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres. Denk aan de locatie, de bakker die de bruidstaart maakt, de visagist, de leverancier van de bloemen e.d. Wanneer er iets niet klopt kan je binnen no time de contactgegevens opzoeken en diegene benaderen.
Versturen van de trouwkaarten
De trouwkaarten worden vaak verstuurd door de ceremoniemeester. Aan het bruidspaar de taak een complete gastenlijst aan te leveren met namen, adressen en telefoonnummers en/of e-mail adressen. Soms wordt er namens de ceremoniemeester een briefje bij de trouwkaart gevoegd wanneer diegene iets wil vragen aan de gasten. Bijvoorbeeld of iedereen iets mee wil nemen als verrassing voor het bruidspaar. Dit kan natuurlijk ook gemaild worden. Aan jou ook de taak de gasten na te contacteren die niets hebben laten horen. Bel of mail ze na!
Heeft de bruid haar trouwkaarten al uitgekozen?
Wees het aanspreekpunt voor de gasten
Jij bent het aanspreekpunt voor de gasten. Daarom is het handig als zij weten wie de ceremoniemeester is en hoe zij die kunnen bereiken als er vragen zijn. Dit doe je zoals eerder benoemd door een briefje bij de trouwkaart te stoppen of stuur ze een mailtje. Op de dag zelf ben jij natuurlijk óók het aanspreekpunt voor de gasten.
Speeches en stukjes inplannen
Jij bent de regisseur van de bruiloft. Daarom moeten gasten die een speech of stukje willen doen bij jou aankloppen. Natuurlijk vraag je eerst aan het bruidspaar of ze hier voor open staan. Zo ja, laat het de gasten dan weten! Aan jou de taak om de speeches en stukjes in het draaiboek te verwerken.
Het draaiboek maken
Jazeker, jij bent verantwoordelijk voor het draaiboek. Het meehelpen organiseren van een bruiloft is best spannend, dat is helemaal logisch! Daarom is een draaiboek een must. Het geeft leidraad en zorgt ervoor dat voor iedereen duidelijk is wat er wanneer gaat gebeuren. Natuurlijk maak je het draaiboek samen met het bruidspaar, want zij hebben eenmaal in hun hoofd hoe zij hun grote dag voor hun zien. Hoe laat beginnen de voorbereidingen? Hoe laat begint de ceremonie? Wanneer worden de bruidsfoto’s gemaakt? Hoe laat willen jullie proosten? Het komt allemaal in het draaiboek te staan.
Instrueren van de getuigen en bruidsmeisjes en/of -jonkers
Jij bent degene die de getuigen en bruidsmeisjes en/of -jonkers van informatie voorziet over hun taken op de grote dag. Waar komen ze te zitten? Wat moeten ze precies doen?
Bijhouden van de cadeaulijst
Wil het bruidspaar naast geld ook cadeautjes ontvangen? Aan jou de taak de cadeaulijst bij te houden. Je wil natuurlijk voorkomen dat men met hetzelfde cadeautje aan komt! Zorg er dan ook meteen voor dat de gasten hun envelopje of cadeautje kwijt kunnen. Creëer bijvoorbeeld een leuk hoekje met enveloppendoos en plek voor de cadeautjes. Leg er direct het gastenboek bij en jouw gasten kunnen verder!
Bekijk zeker even onze originele huwelijkscadeaus.
De bloemen ophalen
Het is zo ver! De grote dag van het bruidspaar is aangebroken! Het bruidspaar is met hun eigen voorbereidingen bezig. Daarom is het aan jou de bloemen op te halen, tenzij de bruid niet voor verse bloemen heeft gekozen natuurlijk. Je kan er ook voor kiezen de bloemen te laten bezorgen. Jij houdt ze in ieder geval in beheer en geeft ze op het juiste moment aan de bruid. Op de dag zelf zorg jij er ook voor dat de bloemen op een veilige plek worden opgeborgen wanneer ze niet meer nodig zijn en aan het einde van de dag weer bij de bruid en bruidegom terecht komen. Waarschijnlijk willen zij de bloemen bewaren als aandenken.
Leuk om een paar bloemblaadjes in een glazen bewaardoosje te stoppen!
De locatie checken
Waar kunnen de bruid en bruidegom zich eventueel opfrissen? Ziet alles er schoon en netjes uit? Staat/hangt de decoratie op de juiste plek? Staat het welkomstbord op de juiste plek? Valt het gastenboek hoekje, waar vaak ook een enveloppendoos en cadeauhoekje is gecreëerd, op? Klopt de tafelschikking en -nummering? Dit moet allemaal gecheckt worden voordat de grote dag begint. Vroeg opstaan dus?.
Het bijhouden van het draaiboek
En dan is het zover. Het bruidspaar is voorbereid en de eerste gasten druppelen binnen. Je hebt samen met het bruidspaar het draaiboek gemaakt. Nu moet deze natuurlijk ook worden bijgehouden! Jij zorgt ervoor dat de gasten én natuurlijk het bruidspaar op het juiste moment op de juiste plaats zijn. Hoe dit te werk gaat?
- Verwelkom de gasten, maak duidelijk waar ze hun cadeautje kwijt kunnen (zorg er trouwens voor dat er altijd iemand bij de cadeaus staat en wanneer alle cadeaus binnen zijn deze netjes opgeborgen worden), waar het gastenboek is en begeleid ze naar de ceremonie. Jij begeleidt het bruidspaar naar de ceremonie toe. Staat de bruidegom klaar? Staat de bruid klaar samen met degene die haar weggeeft? Heeft ze het boeket?
- Tijdens de ceremonie zorg jij ervoor dat de ringendrager de ringen heeft en de getuigen en bruidsmeisjes en/of -jonkers begeleid worden. Na de ceremonie zorg jij ervoor dat de gasten het bruidspaar kunnen feliciteren en/of begeleid je de erehaag, als die er is. Voorzie de gasten van bijvoorbeeld rozenblaadjes, bellenblazen of iets anders origineels!
- Daarna begeleid je de gasten en het bruidspaar naar het eetmoment en laat je weten wanneer men kan proosten en eventueel hun speeche kunnen doen.
- Na het eten begeleid je de gasten en het bruidspaar naar het feest en begeleid je de avondgasten. Natuurlijk ben jij ook degene die laat weten wanneer de openingsdans ingezet kan worden en wanneer er stukjes uitgevoerd kunnen worden als verrassing voor het bruidspaar. Vaak vertrekt het bruidspaar iets eerder dan de gasten, zodat alle gasten ze kunnen uitzwaaien.
Bovenstaande is een veelvoorkomende volgorde van hoe een trouwdag verloopt. Natuurlijk kan dit ook totaal anders zijn!
Huwelijkscadeaus naar het huis van de bruid en bruidegom brengen
Al de cadeautjes moeten natuurlijk veilig bij het kersverse bruidspaar thuis aankomen. Jij regelt dit! Breng ze zelf of vraag aan wat familie/vrienden of ze jou willen helpen een ritje naar het huis van het bruidspaar te maken na de bruiloft. Stem dit wel van tevoren met diegene af, is wel zo fijn!
Zorg ervoor dat de newly weds leuk thuiskomen
Hang een gepersonaliseerd raambord aan het raam, zet een mooie bos bloemen op tafel en laat een lief kaartje achter. Zet ook het gastenboek op tafel. Op deze manier genieten de newly weds nog lekker even na. En ben jij natuurlijk de beste ceremoniemeester ever!
Succes met alle voorbereidingen!
